仕事中にいきなり電話をかけられるのは困るよ!の話

電話機

少し前に話題になった、仕事中にいきなり電話をするのはマナー違反かどうかという話。
私はマナー違反ではありませんが、いきなり電話をするのは非常に効率が悪いのでやめるべきだと思っています。

営業の電話は問題外。
書く価値もないくらいクソだと思います。
電話営業してくる会社のサービスや製品、絶対買いません。

仕事の話に戻ります。

予定外の電話がきた時は、その時に進めていた仕事をストップする必要があります。
そして電話を受けた時点から要件を聞き始めることになります。

私の仕事は会計コンサルティングということもあり、電話の内容は質問事項であることが多いです。
電話で質問内容を聞き、即答できることは即答しますが詳しく調べたり確認したりしなくてはいけないことが多く、さらによりよい提案をするために時間を少しもらってから返答をすることがほとんどです。

携帯に電話がくる時は絶対に緊急の時だけという人からの電話は時間も曜日も関係なく出ます。
緊急以外には電話をしないと信じていますから。

質問内容はややこしいことが多く、確認書類をメールやFAXで送付してもらわなくてはならないことも多々あります。

私としては緊急時以外、最初の連絡はメールかLINE、FAXでも良いので電話以外でもらいたいです。
要件を伝えてもらえれば、同じ手段で必要事項を返信します。
メールかLINEが一番都合良いですが、スマホでも受信FAX内容を確認できますし、ノートPCを持ち歩いている時であればFAX返信も可能です。

必要事項をメールなどで連絡もらってから、必要事項の返信。
電話連絡が必要であれば、お互いの都合の良い時間を確認して電話連絡。

このようなやり取りをするだけで時間効率がものすごく良くなります。
電話なしで済むことが多いので、お互いに空いた時間を使って仕事を進めていくことで効率的に時間を使うことができます。

事前連絡なしで電話がきた場合は、その時にしていた仕事内容によっては電話がきても無視します。
無視というより電話に気付いても出れない。
仕事効率を考えるとその時にやっていた仕事を止めるべきではないと思っています。

仕事は空いた時間にパズルのように組んでこなしていく。
お互いに空いた時間にパズルのように仕事を組み込んでいくことで効率良く仕事を進めていくことができると思います。

全ての仕事がこのように効率的に進めることができるのであれば、数倍から10倍近くの仕事をこなすことができると思います。

これは私だけの問題でなく、どの職種の人にも当てはまることだと思います。
メールやLINEで可能なやり取りはオンラインでやり取りをして、話す必要がある時だけ準備をしっかりとして時間を決めてから電話で話す。
これだけで仕事効率がものすごく上がります。

50代までの人にはLINEかメールメインのやり取り、事前連絡は絶対にお願いしたいですし、そうするべきだと思います。

問題はメールやLINEを使わない年代の人とのやり取り。
60代以上の人はなかなか難しいです。

私の昔からの取引先は60代以上であることが多く、電話連絡が主になっています。
今からメールやLINEを覚えてもらうことは効率が上がることにつながるとは思えません。
この辺は人によるとは思いますが、覚えることで効率が上がる人はすでに使えるようになっているはず。

仕事効率が悪いですが変えていくことは難しいので、報酬上げてもらうことで対応していくしかない状況。
仕事効率としては少なく見ても倍以上は効率悪い状態です。

何か良い案ありましたら教えてください。

仕事の効率を落としてしまう大事なことをもう1つ。

返信の遅さは効率をものすごく落とす要素だと思います。
LINEもメールも全ての連絡に対して即返信すべきだと思っています。
即答することができれば即答、即答することができない場合は即答ができないということと返答時期の見通しをすぐに返答すべきです。

メールのマナーなどを書いてある記事にはすぐに返信すると相手にプレッシャーがかかってしまうとか、心地良く思わない人がいるから少し時間をおいてから返信をするべきであると書いてあるものが多いと思います。

私はこれは間違いだと思っています。
返信が早ければ早いほど先の予定を組みやすくなるので、可能な限り高速でやり取りを進めるべきだと思います。

投げてきたボールはすぐに必要な処理を施して相手に投げ返す。
そして投げたボールはすぐに投げ返してきてもらいたいです。

返答時期の見通しの連絡をもらえると仕事予定が組みやすくなります。
逆に見通しの連絡をもらえないと仕事にならないです。

優先順位もありますし、見通しのわからない案件は余裕ができるまでは放置状態。
期限や見通しがわからない案件を優先して進めるわけにはいきません。

ツイッターやフェイスブックの返信も即答すべきだと思っています。
尊敬している方々の返信の早さと返答内容の素晴らしさったら、恐れ入ります。

どうしてもすぐに返信できない時はありますが、全ての事に対して1秒でも早い返信をしたいと思っています。

即返信をすることで自分の時間効率も相手の時間効率も上がりますので、頭の回転に自信のある方はぜひ試してみてください。
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